Ich habe mich mit Microsoft Office 365 und der (internen) Struktur der Dienste zuvor noch nie auseinandergesetzt, so dass ich sehr viel Zeit investieren musste, um zu verstehen, was im Hintergrund von Office 365 läuft, wenn ich Teams vernünftig in mein Unternehmen einführen möchte.
Zu diesem How-To möchte ich anmerken, dass ich Erfahrungen in der Einrichtung schildere. Sie müssen nicht komplett richtig sein. Über Korrekturen bin ich dankbar – nutzt hier die Kommentar-Funktion des Artikels. 🤙
Folgende grundlegende Dinge solltet ihr dringend beachten:
- Nutzt am besten einen extra installierten Browser, wie z.B. den Microsoft Edge, bei dem ihr die Datenschutz-Einstellungen so konfiguriert habt, dass alle gespeicherten Daten beim Beenden gelöscht werden (Cache, Cookies, Formulardaten).
Wir werden den Browser sehr oft komplett beenden müssen! - ☕ Gebt Office 365 Zeit. Viel Zeit. Denn wenn ihr Änderungen macht, dann müssen diese zwischen diversen Diensten und Verzeichnissen synchronisiert werden. Teilweise benötigen Änderungen bis zu 72 Stunden (!), um einen Effekt zu zeigen.
Die wichtigen Seiten für meine Anleitung:
- Microsoft-Login (allgemein)
https://login.microsoftonline.com - Microsoft live.com Login („Persönliches Konto“)
https://login.live.com - Microsoft Teams Login
https://teams.microsoft.com - Microsoft Azure Login
https://portal.azure.com - Microsoft Office Login
https://portal.office.com - Microsoft Privat-Account schließen
https://account.live.com/closeaccount.aspx?mpsplit=1
Microsoft Teams einrichten
Technischer Hintergrund
Azure Active Directory (AAD)
Microsoft organisiert jedes Unternehmen, welches Web-Dienste von Microsoft nutzt, in einem Azure Active Directory (in der Microsoft Cloud).
Dieses ist als „Verzeichnis“ zu verstehen, in dem alle Benutzer eines Unternehmens zusammen gespeichert werden und zentral verwaltet werden könn(t)en.
Unternehmens-AADs
Als ich für mein Unternehmen DrehPunkt GmbH einen Teams-Account für [email protected] angelegt habe, wurde ein AAD „drehpunktde.onmicrosoft.com“ angelegt.
Alle Microsoft-Benutzer, die eine E-Mail-Adresse @drehpunkt.de nutzen, werden in diesem AAD automatisch hinzugefügt und verwaltet.
2 Arten von Microsoft-Konten
Microsoft unterscheidet generell zwischen Privat- und „Geschäfts- und Schulkonten“.
Wofür die Konten genutzt werden sollen sollte jedem klar sein.
Allerdings ist aufgrund der Tatsache, dass ein Privat- sowie Geschäftskonto mit der selben E-Mail-Adresse angelegt werden kann, das ganze nicht sehr übersichtlich und man fragt sich öfter, mit welchem Konto man eigentlich eingeloggt ist bzw. was für ein Konto man eigentlich besitzt.
Mit einem einfachen Trick kann man herausfinden, ob man einen Privat- und/oder Geschäftskonto besitzt.
Gehe hierzu auf die allgemeine Login-Seite von Microsoft und versuche dich einzuloggen.
https://login.microsoftonline.com
Wenn du nach Eingabe der E-Mail-Adresse zur Passwort-Eingabe zu auf login.live.com weitergeleitet wirst, besitzt du mit deiner E-Mail-Adresse ausschließlich einen Privat-Account:
Wenn dich Microsoft fragt, ob du dich mit deinem „Geschäfts- oder Schulkonto“ oder dem „Persönlichen Konto“ einloggen möchtest, hast du mit deiner E-Mail-Adresse beide Kontentypen registriert:
Wenn du weder zu login.live.com zur Passwort-Eingabe weitergeleitet wirst und direkt nach deinem Passwort gefragt wirst, ohne dass du Geschäfts- oder Persönliches Konto auswählen musst, hast du mit deiner E-Mail-Adresse ein registriertes Geschäfts- oder Schulkonto. 🏭
2 Arten von Teams-Benutzern
Microsoft hat für Teams 2 Benutzer-Arten vorgesehen: „Teams-Benutzer“ sowie „Teams Gäste“. Gäste sind Benutzer ohne Office 365-Lizenz bzw. Benutzer von anderen Unternehmen.
„Teams Gäste“ haben grundlegende Funktionen, allerdings nicht die Möglichkeit, Meetings zu planen, Einladungen per E-Mail zu versenden, Dateien zu teilen und, und, und …
Für die Arbeit in einer Geschäfts-Umgebung empfiehlt sich, alle Benutzer, die regelmäßig Teams-Sitzungen initiieren werden, mit einer Office 365 Business-Variante auszustatten, die Teams als Dienst beinhaltet.
Daher gehe ich im Folgenden davon aus, dass mindestens ein Benutzer ein Teams mit Office 365 Business nutzen wird und andere Benutzer als Gast in den Teams verwaltet werden.
Daher geht es nun weiter mit der Frage der Fragen: Besitzt dein Unternehmen eigentlich bereits einen Business-Account?
Es gibt noch keinen Business-Account (Geschäfts- oder Schulkonto) bei Microsoft mit deiner Domain
Der einfachste und sicherste Weg, ein Business-Konto für deine Domain einzurichten ist, über die Office 365 Bestell-Seite einen Business-Konto anzulegen.
Gehe hierfür auf die Bestell-Seite von Office 365, wechsle zum Reiter „Für Unternehmen“, wähle irgend ein Office 365-Produkt, klicke auf „Jetzt kaufen“, vollziehe alle Schritte und stoppe bei „Zahlung und Abrechnung“.
https://www.aka.ms/office365signup
- Schritt: Fangen wir an!
Gib hier deine geschäftliche E-Mail-Adresse ein, z. B. [email protected]
Nachdem du auf „Weiter“ geklickt hast müsstest du eine Meldung sehen, dass es noch kein „Geschäfts- oder Schulkonto“ für dich gibt.
Klicke nun auf „Neues Konto erstellen“ - Schritt: Ihre Kontaktinformationen
Gib hier deine Unternehmensdaten ein und bestätige deine Telefonnummer im 2. Schritt. - Schritt: Geschäftliche Identität erstellen
⚠️ Hier kannst du dir bei falscher Konfiguration der Domäne viel Arbeit aufhalsen, wie ich es erlernen durfte.
Da Microsoft standardmäßig, wie oben schon gesagt, für Domains einer E-Mail-Adresse eine eigene Domäne im AAD einrichtet, empfehle ich dir, dass du die Domäne für deinen Microsoft Business-Account wie deine Unternehmens-Domain (ohne Punkt-Trennung der TLD) benennst.
Beispiel 1: Deine.Emailadresse@ beispielfirma.de ergibt als Domänennamen „beispielfirmade.onmicrosoft.com“
Beispiel 2: Deine.Emailadresse@unternehmen.com ergibt als Domänennamen „unternehmencom.onmicrosoft.com“
Beispiel 3: Deine.Emailadresse@meinstadt.town ergibt als Domänennamen „meinestadttown.onmicrosoft.com“
Prüfe die Verfügbarkeit, bestätige die Auswahl und lege dann einen Account für dein Business-Konto an, z.B. „admin“. - 🛑 Anhalten, nicht weitermachen!
Deine Domäne wurde nun eingerichtet und es gibt einen Account, über den du deinen Account verwalten kannst.
Daher kannst du nun hier anhalten – außer du möchtest natürlich tatsächlich ein Office 365 Business-Produkt kaufen.
Da du ja jetzt ein „Geschäfts- und Schulkonto“ besitzt, darfst du direkt mit dem nächsten Schritt „Es gibt bereits einen Business-Account (Geschäfts- oder Schulkonto) bei Microsoft mit deiner Domain“ fortfahren. 😉
Es gibt bereits einen Business-Account (Geschäfts- oder Schulkonto) bei Microsoft mit deiner Domain
Für die vollumfängliche Nutzung von Teams (also nicht als „Gast“) benötigt jeder Benutzer eine „Office 365 Business“-Lizenz, die den Dienst „Teams“ enthält.
Im Office 365 Admin-Center kannst du Benutzern Lizenzen von Office 365-Produkten zuweisen, die den Dienst „Teams“ beinhalten.
https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home#/users
Sollte der Benutzer bereits unterhalb deiner Domäne „beispielfirmade.onmicrosoft.com“ vorhanden sein, musst du nur auf seinen Namen klicken und ihm im Reiter „Lizenzen und Apps“ die entsprechende Office 365-Lizenz zuweisen.
Sollte der Benutzer noch nicht vorhanden sein, nutze den Assistenten „Benutzer hinzufügen“ und weise ihm im Schritt „Produktlizenzen“ die Lizenz des Office 365-Produktes zu.
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Jetzt ist Warten angesagt – bis zu 24 Stunden kann es dauern, bis die Einstellungen dem Benutzer zugewiesen wurden.
Nach dem Zuweisen der Lizenz kann sich der Benutzer einloggen und Teams nutzen.
Nach erfolgreichem Login bekommt man einen Hinweis, dass man eine Desktop-App herunterladen und nutzen oder die Web-App nutzen kann.
Nun muss der erste Teams-Benutzer das Teams für das Unternehmen einrichten.
Wir haben es so gehandhabt, dass alle Teams einen eigenen Teams-Kanal erhalten haben. Daneben gibt es ein Unternehmens-Team, in das alle Benutzer verknüpft wurden und weitere organisatorische Teams (Projektleitung, Sales, Support, …). Unterhalb der Teams haben wir Kanäle für einzelne Themenbereiche angelegt.
Hier ist aber die Organisation jedem Administratoren selber überlassen, denn er kennt sein Unternehmen am besten. 🤯
Teams Tipps
Rufnummer für die Einwahl per Telefon in eine Konferenz einrichten
Standardmäßig können Teams-Besprechungen nur via Mikrofon und Webcam durchgeführt werden.
Wenn man Konferenzteilnehmern ermöglichen möchte, sich mit einem Telefon in eine Besprechung einwählen zu können, muss zusätzlich eine „Microsoft 365-Audiokonferenz“-Lizenz erworben und Teams-Benutzern zugewiesen werden.
Dabei muss für jeden Teams-Benutzer eine Audiokonferenz-Lizenz erworben und zugewiesen werden.
Gehe für den Kauf der Lizenz im Office 365-Administrationsbereich zu „Abrechnung / Dienste kaufen“. Wähle nun unten den Punkt „Add Ons“ und dort die „Microsoft 365-Audiokonferenz“.
https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home#/catalog
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Jetzt ist wieder Warten angesagt – bis zu 24 Stunden kann es dauern, bis der gewählte Dienst zur Verfügung steht und konfiguriert werden kann.
Wenn es soweit ist, erhältst du eine E-Mail. Du kannst auch immer wieder im Office-Admin-Bereich unter „Abrechung / Produkte und Dienste“ nachschauen, ob der Service deinem Konto zugewiesen wurde.
Wenn der Dienst angezeigt wird, klicke unterhalb des Dienstes auf „Benutzer zuweisen“ und wähle dann die Teams-Benutzer aus, die bei ihren verschickte Besprechungsanfragen ihren Teilnehmern die Möglichkeit bieten sollen, die externe Einwahl via Telefon zu erlauben.
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Jetzt ist wieder Warten angesagt – bis zu 24 Stunden kann es dauern, bis die Einstellungen dem Benutzer zugewiesen wurden.
Nun musst du zur Administrationsseite von Teams wechseln und dort zum Menüpunkt „Benutzer“ gehen.
https://admin.teams.microsoft.com/users/
Hier müsstest du bei den zuvor definierten Benutzern in der Spalte „Audiokonferenz“ zu sehen sein, dass die Lizenz zugewiesen wurde („Ein“). Wenn nicht, dann wurde die Lizenz noch nicht mit dem Benutzer synchronisiert … du ahnst es: Warten und später wieder nachschauen!
Wenn die Zuweisung erfolgt ist, wird in den verschickten Einladungen zu Teams-Meetings nun auch die Einwahl-Rufnummer via Telefon angezeigt.
Mit einem Klick auf den Benutzernamen im Teams-Admin-Benutzerbereich kannst du noch Einstellungen vornehmen; die Standard-Einstellungen sind aus meiner Sicht jedoch ausreichend.
Das war’s mit der Einrichtung von Teams.
Du kannst nun die grundlegenden Funktionen von Teams nutzen.
Es gibt auf YouTube diverse Tutorials und How-To-Anleitungen mit Tipps zu Teams.
https://www.youtube.com/results?search_query=microsoft+teams
Ich hoffe, dass euch mein How To etwas geholfen hat und freue mich auf Kommentare. 🤗
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